Pour réaliser tes objectifs, tes compétences ne suffisent pas. Une bonne organisation et une gestion optimale du temps de travail sont désormais indispensables.
En fonction de la mission qui t’incombe, tu devras tout d'abord mettre en place ton schéma d'organisation générale.Pour y arriver, essaye d’appliquer ces étapes.
2. Passe à l'action.
3. Évalue le résultat obtenu.
4. Réagis pour te donner des objectifs plus ambitieux et entamer un nouveau cycle.
Toute organisation commence par une hiérarchisation : distingue donc parmi tes tâches celles qui relèvent de l'urgent et de l'important. Principale difficulté : déterminer les critères indiquant le caractère urgent. Délai, importance, rôle et rang de l'interlocuteur concerné – client, dirigeant …
Fixe-toi des objectifs à court, moyen et long terme. Les bénéfices et résultats attendus t’aideront à définir l'intérêt et l'ordre des tâches à réaliser. Il s'agit ainsi de définir le fameux plan d'action sur un – et un seul – agenda papier ou numérique.
L'idéal est d'établir un planning, autrement dit de lister toutes les activités à entreprendre, établir une chronologie des tâches, fixer des dates butoir en fonction du temps global disponible.
Les dossiers s'accumulent jusqu'à remplir la totalité des rangements disponibles ? Ne te laisse pas déborder par la paperasse, comme par tes emails. N'hésite pas à jeter à la corbeille. Quant à la messagerie, réserve certains créneaux horaires dans la journée pour t’ y consacrer, si tu n'attends pas de message urgent.
La loi des 80/20 devrait t’aider à faire le tri. En effet, 80% de la valeur de ta documentation est contenue dans 20 % de tes documents ! A toi de choisir les bons 20%...
Délègue à ton équipe ou à tes collaborateurs les tâches qui n'exigent de toi qu'une supervision. Pour cela, tu devrais savoir communiquer en ne négligeant pas de rassurer ton responsable et d'encourager ton assistant(e).
Ose dire non aux travaux qui n'entrent pas dans tes objectifs. Ne te laisse pas distraire par tous les facteurs extérieurs qui peuvent nuire à ton rendement : coups de téléphone intempestifs, réunions trop longues ou inutiles … Et rejette également les facteurs psychologiques qui te paralysent : ne vise pas systématiquement le perfectionnisme inhibant.
La nature a horreur du vide, le travail aussi. Il a donc tendance à occuper tout le temps qu'on lui octroie. Donc ne remets pas à demain ce que tu peux faire aujourd'hui.
Le rétroprojecteur tombe toujours en panne au pire moment, les feux de circulation sont toujours rouges quand tu es pressé(e)… Qui dans son quotidien ne s'est pas déjà fait cette réflexion ? Nous en sommes tous victimes. Alors, quoi qu'il arrive, garde le sourire.
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